会話形式の議事録とはさようなら！ライターが教えるすっきり見やすい議事録の作り方

どうもこんにちは。とにーです。

何か物事をチームで進める時は会議が必要不可欠ですよね。その会議で何が決まったのか記録として残したり、欠席した人たちへ共有することに使うのが議事録です。

この議事録は新人さんや若手社員が担当することが多いですが、

どうすればわかりやすい、

読みやすい議事録にできるか考えたことはありますか？

ここではライターとしても活動している私が、取り入れている議事録の書き方をご紹介します。議事録以外の記録にも応用できるので、どんどん取り入れていきましょう。

数年前に受けた議事録作成の研修は時代遅れ？

私が新卒で入った会社では、入社して3ヶ月もの間、社会人マナーからPCを使った作業、そしてIT知識を習得する研修までみっちりと受けました。その中で議事録を作成する研修がありました。その研修における議事録の書き方は以下のようなものでした。

(例)

１．A案件の進捗について

A案件の課題は「利用者への周知」であったため、チラシを作成し、今週配布していく予定である。(丸山)

→誰に配布していくのか。(石橋殿)

→商談が進んでいるお客様へ配布する。(丸山)

→了解した。(石橋殿)

会話形式で議事録を作成していく方法ですね。この書き方を研修で学び、その後4,5年間は会話形式で議事録を書いていました。ところが、お客様からこんな指摘をいただくことがありました。

「何が決まったのかがわかりにくいから、どうにかしてもらいたい」

という内容です。会話形式で記載していくため、

・何が大事な事案なのか

・宿題は発生しているのか

・誰が行わなくてはならないのか

というお客様が本当に知りたい情報が、一目で見てわかりにくい内容になっていたのです。そこから考えなおしました。

－もっとお客様や自社のメンバーがわかりやすい議事録の書き方は無いものか

と。そして行き着いた議事録の書き方が、これからご紹介するものです。

会議中はキーワードとなる項目、単語をとにかくメモすべし

まずは会議中の対応方法ですが、とにかく重要そうな項目やキーワードを、パソコンやノートにメモをしていくことが大事です。誰がしゃべったのかは、今回の議事録の書き方では重要視していません。場所や数字、初めて聞く情報などをキーワードレベルでメモしていきましょう。

会議後は、カテゴリ別に優先度を付けて順番を入れ替えるべし

１．まずはデータに起こす

パソコンに直接メモをしているのであれば不要な作業ですが、もしあなたがノートにメモをするタイプであれば、メモした内容をデータに起こしていきましょう。ここの段階では取捨選択しなくても構いません。とにかくノートに書いた内容をパソコンに打ち込んでいきましょう。

２．カテゴリを作り整理していく

ノートにメモをした内容をデータに起こしたら、新たに白紙のメモを開きましょう。そして、箇条書きにした会議のポイントが、どんなカテゴリに所属する内容なのかを考えましょう。考えたら、

「■現状」

というようにタイトルをつけて、その下に該当する項目を、白紙のメモにコピペしていきましょう。ここでカテゴリの順番を考えなくても構いません。とにかく箇条書きにした項目を上から分類していきましょう。

ここで時系列にとらわれてはいけません。会議の中で、話があっちに行ったり、こっちに行ったりすることはよくあります。会議の時系列を考えるのではなく、あくまで内容だけを見て分類をしましょう。

３．カテゴリの中で重複している内容が無いか確認

箇条書きにした内容をカテゴリに分類したら、カテゴリの中で重複しているものが無いか見ていきましょう。

なぜ重複するのか？

それは、会議の前後で同じ話題が出た時にメモをしたからです。重複している内容があるのであれば、付加できる内容だけ残して、同じ内容は削除してしまいましょう。これをすべてのカテゴリで実施すると、重複が無い会議の内容を網羅したメモが出来上がります。

４．会議の中で重要な順番にカテゴリを入れ替える

このポイントが1番重要です。 

分類されたカテゴリを、会議の中で重要な順番に入れ替えていきます。よくある順番としては、

①今後の宿題

②決定事項

③議論した内容

というものがあります。会議の中で次に必要なアクションが決まったのであれば、それを1番最初に記載する。その後は、会議の中で決まった事柄を記載して、さらに会議で取り上げられた情報を記載していく流れになります。このようにすることで、議事録を読めば、次にいつ誰が何をするべきか、どんなことが決まったのかを一目で把握することができます。

５．カテゴリの中で読みやすいように項目を入れ替える

最後に、カテゴリの中に入っている項目を、話の流れに沿う形で入れ替えを行います。カテゴリの中をよく見てみると、その中にもストーリーが出来上がっていることがよくあります。このストーリーを無視してしまうと、初めて議事録を読む人には理解しにくく、場合によっては何のことを言っているのかわからない場合もあるので注意が必要です。

まとめ

ここまで議事録の作成方法についてまとめてきましたが、

実はインタビュー記事を作成する中で産まれた副産物だったんです。

インタビュー記事も、自由な会話の流れで話を聞いていくので、話の内容は一貫性があるわけではありません。雑談も入りますし、話が脱線することも当たり前です。

その中で、読者には一貫性のある理解しやすい、すっと頭に入ってくる構成の記事にしなくてはなりません。そんな時に産まれた整理の方法が、今回ご紹介したまとめ方です。

これは議事録だけではなく、

・面談

・現状把握のためのヒアリング

・営業活動で聞いた情報の整理

など、幅広い用途で使える整理の方法です。1つの作成方法にとらわれることなく、より読みやすい議事録の作成を目指して取り組んでいきましょう！